Il tempo speso a cercare documenti è tempo sottratto alla produttività: una conservazione corretta, al contrario, può favorire lo svolgimento del lavoro in tempi più rapidi, contribuendo a snellire tutti quei flussi operativi che possono aiutare a incrementare il valore del servizio offerto.
Per far sì che il business possa propendere verso un nuovo modello di efficienza, è necessario quindi rivedere alcune attività aziendali, ripensando l’organizzazione dell’ufficio alla luce di uno schema più strutturato.
Archiviazione: come conservare i documenti per massimizzare la produttività
La normativa impone alle aziende un’archiviazione per un periodo di tempo variabile, che può oscillare da un minimo di 1 anno a un massimo di 20 anni. Va da sé che l’impossibilità di individuare un documento potrebbe avere conseguenze anche piuttosto importanti: per questo è fondamentale organizzarsi per far sì che tutto sia sempre reperibile e, soprattutto, a portata di mano.
Una fase di conservazione ben pianificata, unita a un’ottimizzazione degli spazi, può contribuire a semplificare ogni attività, riducendo i livelli di stress che si accompagnano alle operazioni quotidiane.
Inoltre, in un approfondimento proposto dal web magazine di Lyreco sul perché è importante l’archiviazione, si evidenzia che conservare i documenti in modo ottimale all’interno di un qualsiasi ambiente professionale non è soltanto una necessità di tipo funzionale: una falla nel sistema di archiviazione, soprattutto dei documenti contenenti dati sensibili, potrebbe determinare la diffusione involontaria di informazioni riservate, con ricadute economiche e reputazionali estremamente gravi per l’azienda.
Per il resto, in fatto di organizzazione, ogni azienda sceglie da sé, anche se quando si tratta di conservare i documenti cartacei, esistono aspetti comuni a tutte le compagnie. In un ambiente professionale, l’archiviazione deve infatti prevedere dei precisi criteri di conservazione -numerici o alfabetici- e tre diverse tipologie di archivio: quello corrente, contenente gli incartamenti di uso quotidiano, quello di deposito, contenente i documenti da conservare in ottemperanza alla normativa vigente, e quello storico, contenente i documenti adoperati in passato.
Per quanto riguarda invece i supporti, in genere si opta per cartellette, scatole e buste, prodotti che, oltre a essere facili da conservare, aiutano a semplificare la fase di consultazione. Per documenti da riporre per un periodo più o meno lungo, si ricorre invece ai raccoglitori, che aiutano a organizzare gli incartamenti in modo ordinato e ad archiviarli secondo una logica ben precisa.
Dall’archivio alla scrivania: l’importanza di organizzare lo spazio in ufficio
Anche lo spazio ha un ruolo molto importante sulla produttività. Per questo si tende a organizzare l’ambiente in funzione dei diversi dipartimenti esistenti, riservando ai locali operativi – sale stampanti, zone riunioni, spazi relax – aree quanto più possibile vicine al cuore dell’attività.
Per una perfetta ottimizzazione degli spazi, è essenziale inoltre organizzare l’archivio attraverso una rigorosa gestione degli ambienti, puntando sull’inserimento di mobili a giorno o su soluzioni che permettano di avere una visione immediata di tutti i faldoni archiviati oppure optando per armadietti chiusi a chiave per la conservazione di documenti riservati o sensibili.
Per una gestione ottimizzata, si può puntare sulla flessibilità offerta dalle scaffalature per ufficio, le quali, grazie a un modulo base estensibile con moduli addizionali, permettono di annettere all’archivio dei ripiani aggiuntivi.
Naturalmente, anche la facilità di accesso ai documenti personali incide fortemente sull’efficienza organizzativa, per questo, è bene assicurarsi che ogni postazione di lavoro disponga di adeguate soluzioni di archiviazione.
In ufficio, per esempio, non possono mancare le cassettiere da scrivania,indispensabili per l’organizzazione del ripiano di lavoro. Tra le forniture essenziali è possibile annoverare le cassettiere con rotelle e serratura, facili da movimentare, perfette da tenere sotto la postazione, ma soprattutto utili per assicurare una fase di consultazione rapida e sicura.
Tutte queste soluzioni, naturalmente, oltre a rendere più funzionali i processi produttivi, aiutano a evitare ritardi o rallentamenti, assicurando un ordine perfetto anche nelle attività professionali più frenetiche.
